Acil Ve Beklenmedik Durum Eylem Planı
1. AMAÇ
Bu planın amacı, One Portföy Yönetimi A.Ş.(Şirket)’nin, acil ve beklenmedik durumlarda personeline, müşterilerine, aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına, hissedarlarına ve 3. taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini ve prosedürlerini belirlemektir.
Kritik süreçlerin Olağanüstü Durum kapsamına giren bir nedenle kesintiye uğraması halinde, söz konusu süreçlerin One Portföy Yönetimi A.Ş.’nin alternatif çalışma lokasyonunda (Olağanüstü Durum Merkezi’nde) yeterli düzeyde karşılanması, dolayısıyla hizmetlerin en kısa sürede devamının sağlanması ve veri kayıplarının en düşük seviyede tutulabilmesi için gerekli organizasyon, işlem ve prosedürlerin tanımlanmasıdır.
Olağanüstü Durum Planı ayrıca, bu Planı yürürlüğe koymaktan sorumlu One Portföy Yönetimi A.Ş.’nin çalışanlarının rol ve sorumluluklarını tanımlar.
2. ACİL ve BEKLENMEDİK DURUMUN TANIMI
Şirketin olağan çalışmasını kesintiye uğratacak ve/veya hizmet sunmasını engelleyecek acil ve beklenmedik durumlar bunlarla sınırlı kalmamak üzere aşağıdaki gibi tanımlanmıştır;
- Doğal Afetler (Deprem, Yangın, Fırtına, Sel, vb.)
- Faaliyetlerin sürdürüldüğü binada meydana gelen beklenmedik durumlar (yangın, patlama, su baskını vb)
- Terörist Saldırılar, Savaş, Halk Ayaklanması vb.
- Şirketin bilgi işlem sisteminin çalışamaz hale gelmesi, Şirket sistemine dış saldırılar gerçekleşmesi (sisteme izinsiz ve zarar verme amaçlı girişler, virüsler, elektronik saldırılar, vb.)
- Hastalık, iş bırakma, trafik kazası gibi nedenlerle personelin büyük bölümünün işe gelememesi/gelmemesi,
- Para piyasalarında meydana gelen olağanüstü haller nedeniyle para ve sermaye piyasalarında işlem yapılamaması, tahsilat ve ödeme sistemlerinin çalışmaması.
Acil ve beklenmedik durum kapsamında bilgi işlem sistemleri; Şirketin faaliyetlerini normal bir şekilde sürdürmesini sağlayan, hizmet verdiği kişilerin emirlerinin iletimi ve gerçekleştirilmesini, takas ve saklama işlemlerinin yürütülmesini, hizmet verdiği kişilerin hesaplarının saklanması ve takibini sağlayan sistemleri ifade etmektedir.
3. ACİL ve BEKLENMEDİK DURUM İŞ AKIŞI
Şirket merkezinin acil ve beklenmedik durumlar sonucu kullanılamaz hale gelmesi durumunda alternatif şirket merkezi ve buluşma yeri olarak DefineX Consulting A.Ş.’nin Kuruçeşme, Kırbaç Sokağı No:17/4, 34345 Beşiktaş/İstanbul adresindeki genel merkezi belirlenmiştir. Acil ve beklenmedik durum halinde şirketin çalışma mekanı kullanılamaz hale gelmiş ise bilgi sistemlerinin uzaktan erişim modeli mevcut olduğundan, belirlediğimiz lokasyonda ve/veya internet erişimi olan herhangi bir mekanda çalışmalarına devam edeceğini, personeline ve müşterilerine en hızlı biçimde bildirilir. Günün koşulları ve ortaya çıkan acil durumun yapısı dikkate alınarak alternatif merkeze günün koşullarında karar verilecektir. Diğer yandan Şirket herhangi bir üretim yapmadığı için spesifik özellikte bir iş alanına ihtiyacı bulunmamaktadır. Bu nedenle personelin dışarıdan çalışması da söz konusudur. Bu tür bir durumda Şirket yedeklenen kayıtlarını kullanarak kısa sürede faaliyetlerine kaldığı yerden geri dönebilecek durumdadır.
II. Mali tablolar ve mevcut mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü olunan her türlü kayıt ile kıymetli evrakın basılı olarak ve / veya elektronik ortamda TTK’nın 82’nci maddesi uyarınca saklanması
Her türlü kayıt ile kıymetli evrak basılı olarak şirketin arşivinde saklanmaktadır. Arşive gönderilmeyen kıymetli evraklar, şirket içerisinde yanmaz dolaplarda muhafaza edilmekte ve belgelerin tümü elektronik ortamda güncel olarak saklanmaktadır.
III.Faaliyetlerimizin aralıksız sürdürülebilmesine yönelik bilgi işlem sistemlerinin devamlılığının sağlanması, yedeklerinin alınması ve söz konusu elektronik kayıt yedeklerinin 5 yıl süre ile saklanması
Acil ve beklenmedik durumlarda Şirket’in faaliyetlerinin aralıksız sürdürülebilmesine yönelik olarak devamlılığının sağlanması amacıyla bilgi sistemleri kritik fonksiyonlara cevap verecek şekilde yapılandırılmıştır. Bilgisayar sistemlerinin yedeklemesi bilgi sistemleri hizmeti alınan kurumun bilgi işlem personeli tarafından yapılır. Şirket ve fon muhasebe verileri sistemli bir şekilde yedeklenmekte, ayrıca yedek olarak oluşturulan kopyalar hizmet sağlayıcı tarafından Malıköy AOSB, 13. Cad No:31 PK: 06909 Sincan / ANKARA adresinde en az beş yıl süre ile saklanmaktadır.
Şirket’in ana ve kritik süreçlerini destekleyen bilgi işlem sistemlerinin yedeği, iş sürekliliğini sağlamak üzere alternatif çalışma merkezi Malıköy AOSB, 13. Cad No:31 PK: 06909 Sincan / ANKARA adresinde bulundurulmaktadır. Söz konusu lokasyonda çalışanların bağlandığı çalışma ortamı ile yedeklerin tutulduğu ortam ayrı ayrıdır. Bu alternatif lokasyonlarda günlük işleyiş için veri sağlayıcılar tesis edilmiş ve faaliyetlerimizin kesintisiz sürdürülebilmesi için gerekli tüm ofis programları ile bilgi erişim sistemleri yüklenmiştir. Aylık bazda kullanılan programların versiyonları kontrol edilerek son versiyonun alternatif lokasyondaki varlığı denetlenmektedir. İşlemlerin sürekliliği için gereken telefon, faks, yazıcı vb. teknik cihazlar ve tesisler kullanıma hazır durumda bulundurulmaktadır.
IV. Mali ve bilgi iletişim altyapısı dâhil olmak üzere operasyonel risk değerlendirmesi
Operasyonel Risk değerlendirmeleri, tüm birimlerin desteği ile yapılır ve gerekli yerlerde aksiyon alınır. Mali ve bilgi iletişim altyapısı dahil olmak üzere operasyonel risk değerlendirmesi konusunda, elektrik kesintisi, yangın, deprem, sabotaj, klimaların bozulması, teknoloji altyapısında oluşabilecek kesintiler başlıca risk konularını teşkil etmektedir.
1. Sistem Sorunları
1.1. Elektrik ve Internet Kesintisi
Elektrik kesintisi olması durumunda şirket merkezinde jeneratör devreye girer. Karasal hat üzerinden çalışan ana Internet bağlantısının kesilmesi durumunda 4G teknolojisi üzerinden çalışan yedek Internet bağlantısı devreye alınır. Herhangi bir kesintinin uzun bir süre devam etmesi durumunda alternatif şirket merkezinde çalışmaya devam edilir.
1.2. Uygulama ve Veritabanı Sunucularında Oluşabilecek Problemler
Uygulama veya veritabanı sunucularında arıza olması ve sunucuların bir sebeple işlevlerini yerine getirememesi durumuna karşın sistemlerin yedekleri alınmaktadır. Ayrıca ana veri merkezinin herhangi bir sebeple hizmet verememesi durumunda devreye alınmak üzere, acil durum veri merkezinde tüm sunucuların yedek sistemleri hazır bulundurulmaktadır.
1.3. Bilgi Sistemleri Güvenliği
Hizmet sürekliliği anlamındaki tüm kritik uygulamalar web tabanlı olarak çalışmaktadır. Tümü Abida Bilişim Teknolojileri Danışmanlık A.Ş. ve İnfina Yazılım A.Ş. tarafından işletilmekte olan bu uygulamalar için erişim ve yetki kontrolleri başta olmak üzere tüm bilgi güvenliği kontrolleri birincil veri merkezi ve acil durum veri merkezinde aynı şekilde uygulanmaktadır.
1.4. Deprem
Doğal etkenler sonucu oluşabilecek olan yer sarsıntıları ve beraberinde oluşabilecek hasarı kapsamaktadır. Deprem sonucunda personel kaybı, yapısal hasar, donanımsal hasar ve süreç durması sorunları oluşabilmesi ihtimali bulunmaktadır. Deprem sonucu personelin zarar görmesi durumunda ilgili süreçlerin personelin zarar görmesi durumunda aksayabileceği, personelin uzun süreli veya kalıcı olarak kaybı durumunda ilgili görevin devir alınması süresince iş süreçlerinin aksayacağı veya tamamen duracağı tahmin edilmektedir. Deprem sonrasında şirket lokasyonunda bulunmak imkansız durumda ise veya hizmet süreçlerinde aksama olması durumunda Acil Durum Merkezi devreye alınacaktır.
1.5. Kötü Hava Koşulları
Kötü hava koşullarının neden olduğu fırtına, su baskını vb doğal felaketler nedeniyle oluşabilecek hasarları içermektedir. Kötü hava koşulları sonucunda personel kaybı, yapısal hasar, donanımsal hasar ve süreç durması sorunları oluşabilmesi ihtimali bulunmaktadır. Kötü hava koşulları sonrasında şirket lokasyonunda bulunmak imkansız durumda ise veya hizmet süreçlerinde aksama oluşması durumunda Acil Durum Merkezi devreye alınacaktır.
2. Yangın
Elektrik altyapısında bulunan sorunlar, kurum çalışanlarının hatalı hareketi vb nedenler sonucunda oluşan yangınları kapsamaktadır. Yangın sonucunda personel kaybı, yapısal hasar, donanımsal hasar ve süreç durması sorunları oluşabilmesi ihtimali bulunmaktadır. Yangın sonucunda personelin zarar görmesi durumunda ilgili süreçlerin personelin durumu doğrultusunda aksayabileceği, personelin uzun süreli veya kalıcı olarak kaybı durumunda ilgili görevin devir alınması süresince iş süreçlerinin aksayacağı veya tamamen duracağı tahmin edilmektedir. Yangın sonrasında şirket lokasyonunda bulunmak imkansız durumda ise veya hizmet süreçlerinde aksama oluşması durumunda Acil Durum Merkezi devreye alınacaktır.
3. Terör ve Sabotaj
Bir dış grup veya kişi tarafından kuruma yönelik olarak yapılan şiddet eylemlerini kapsamaktadır. Şiddet eylemleri, kurum iş süreçlerinin aksatılması, kurum taşınmazlarına veya çalışanlarına zarar verilmesi biçiminde gerçekleşebilir. Şiddet eylemleri sonucunda personel kaybı, yapısal hasar, donanımsal hasar ve süreç durması sorunları oluşabilmesi ihtimali bulunmaktadır. Bu beklenmedik durum karşısında şirket lokasyonunda bulunmak imkansız durumda ise veya hizmet süreçlerinde aksamaya neden olacak ise Acil Durum Merkezi devreye alınacaktır. Ayrıca böyle bir durumu önlemek adına Şirket giriş çıkışları kameralarla kayıt altında olup, şirket merkezinde nakit kasası bulundurulmamaktadır. Şirketin günlük faaliyeti için gerekli tahsilat ve ödemeler dahil olmak üzere tüm ödemeler ve tahsilatlar banka hesapları üzerinden gerçekleştirilmektedir.
V. Alternatif İletişim Kanalları
a) Müşteriler ile iletişim kanallarının tedariki (işlerliğinin temini) ve sürekliliğinin sağlanması
Acil ve beklenmedik durumlarda, müşteriler ile iletişim kanallarının tedarikinin ve sürekliliğinin sağlanması için iletişim araçları kontrol edilir ve durum tespiti yapılır. Bu kapsamda, telefon, faks ve elektronik haberleşme sistemleri incelenir ve hangilerinin çalışır durumda olduğu belirlenir. Genel müdür tarafından, müşterilerle iletişime geçilir.
Tüm kanalların kapalı olduğu durumlarda ise Şirket internet sitesinden genel bilgilendirmeler yapılarak ulaşım ve iletişim kanalları açık tutulur.
b) Kurum çalışanlarıyla alternatif iletişim kanallarının tedariki (işlerliği) ve sürekliliğinin sağlanması
Acil ve Beklenmedik Durum Planı’nın içeriği ve ekip üyelerinin rol ve sorumlulukları tüm Şirket çalışanları ile paylaşılmıştır. Olağanüstü Durum yaşandığında Acil ve Beklenmedik Durum Planı’nı uygulayacak yeterli sayıda ve bilgide personel bulunmakta ve planı hayata geçirebilecek durumdadır.
Acil ve Beklenmedik durum halinde, Acil ve Beklenmedik Durum Eylem Planı Sorumluları olan Genel Müdürümüz veya Genel Müdürümüzün olmadığı durumlarda Portföy Yöneticimiz, oluşan durum ile ilgili olarak şirket personeliyle iletişim sağlar. Tüm iletişim kanallarının kapalı olması durumunda şirket personeli acil durum merkezine ulaşım sağlar.
VI. Acil ve beklenmedik durumun, karşı tarafa olası etkileri hakkında değerlendirme, karşı tarafa olası etkilerinin en aza indirilmesi için çalışılması
Müşteri varlıkları (para ve sermaye piyasası araçları) saklama kuruluşunda saklandığından acil ve beklenmedik durum nedeniyle müşterilerin para ve sermaye piyasası araçlarının zayi olması söz konusu değildir.
Ancak, acil ve beklenmedik durum nedeniyle müşterilerle iletişimin tamamen kapanması ve alternatif yollarla iletişimin sağlanamaması durumunda veya iletişim sağlanabilmekle birlikle operasyonel işlemlerin yapılamaması nedeniyle müşterilere verilen hizmetler yerine getirilemeyebilir. Müşteriler, 3. şahıslar ile kamu kurum ve kuruluşlarının olası durumlardan etkilenmemesi için iş bu acil ve beklenmedik durum planı çerçevesinde gerekli merkezi örgütlenme sağlanmıştır.
VII. Sermaye Piyasası Kurulu (Kurul)’nun alınan önlemler hakkında bilgilendirilmesi, rutin zorunlu bildirimlerin nasıl yapılacağının belirlenmesi
Acil ve Beklenmedik Durum’da, tüm işleyişi koordine ve takip etmek üzere Acil ve Beklenmedik Durum Sorumluları görevlendirilmiştir. Bu ekipte, şirketimiz Genel Müdürü ve Portföy Yöneticisi yer alır. Üyelerin yokluğu halinde mevcut en yetkili üyenin / üst düzey yöneticinin talimatlarına uyulacaktır. Şirketimiz Genel Müdürü (yokluğu durumunda Portföy Yöneticisi), şirketin saklanan kayıtlarını uygulamaya açar, müşterilerle irtibat kurar. Sermaye Piyasası Kurulu, Borsa İstanbul A.Ş., İstanbul Takas ve Saklama Bankası A.Ş., Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş:, v.b. kamu kurum ve kuruluşlarına ulaşılır ve tüm resmi kurumlarla irtibat tesis edilir.
VIII. Faaliyetlerin Sürdürülememesi Durumunda kurumca faaliyete devam edilemeyeceği yönünde karar verilmesi durumunda müşterilerin hesaplarına erişimi ve söz konusu hesapların başka bir aracı kuruma devri
Alınan tüm bu önlemler ve kurulan altyapı sayesinde faaliyetlerimizin devamlılığı planlanmış ve test edilmiştir. Müşterilere ait varlıklar, Şirketimizden bağımsız olarak Saklama Kuruluşunda saklandığından, herhangi bir risk öngörülmemiştir.
Olağanüstü Durum halinde anlaşma yapılan tedarikçiler ve destek hizmet şirketleri anlaşmalarda belirtilen şartlarda hizmet verebilir durumda olacaktır.
Yönetim Kurulunun, acil ve beklenmedik durum nedeniyle şirketin faaliyetine devam edemeyeceği yönünde karar alması durumunda, müşteriler bu durumdan haberdar edilir ve müşteri varlıklarının transferi için gerekli işlemler müşteri onayı ile gerçekleştirilir.
IX. Dışarıdan hizmet alımlarında bu alımlara ilişkin iş akış prosedürlerinin oluşturulması ve gerekli iç kontrol mekanizmalarının kurulması
Şirket, Risk yönetim sistemini Odifin Stratejik Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.’den, bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri Abida Bilişim Teknolojileri Danışmanlık A.Ş.’den, fon hizmet birimi hizmetini ise Deniz Bank A.Ş.’den temin etmektedir. Dışarıdan hizmet alımlarında bu alımlara ilişkin iş akış prosedürleri oluşturulmuş ve gerekli iç kontrol mekanizmaları kurulmuştur. Söz konusu hizmetleri yerine getirecek personelin gerek ilgili hizmete ait prosedürde, iş akışında ve gerekse görev tanımlarında yer aldığı şekilde işin niteliklerine sahip olması Şirket tarafından dışarıdan alınan hizmet, hizmet sağlayıcı kuruluşların, sağlanacak hizmeti istenilen kalitede gerçekleştirebilecek düzeyde teknik donanım, altyapı, mali güç, tecrübe, bilgi birikimi, insan kaynağı ve alınan hizmetlerin kesintiye uğraması/aksaması durumunda uygulamaya konulacak bir eylem planına sahip olup olmadığı tespit edilerek imzalanan sözleşme kapsamında yürütülür. Dışarıdan hizmet alımları yapılan kurumlardan iş sürekliliği yönetim planları alınarak, planlarımız arasına dahil edilecektir.
4. DAYANAK
Bu Plan, SPK’nın III-55.1 Sayılı “Portföy Yönetim Şirketleri ve Bu Şirketlerin Faaliyetlerine İlişkin Esaslar Tebliği” hükümlerine uygun olarak düzenlenmiştir.
5. YÜRÜRLÜK ve BİLDİRİM
Acil ve Beklenmedik Durum Planı, yayımı tarihinden itibaren yürürlüğe girer, yasal düzenlemelerde veya Şirket yapılanmasında meydana gelecek değişiklikler neticesinde güncellenir.
Şirket hizmet verdiği kişilere acil ve beklenmedik durumlarda iş sürekliliğinin nasıl sağlanacağı ve buna ilişkin iş akış prosedürleri hakkında bilgi vermekle yükümlüdür.